Credenciamento de evento médico, da lista à porta da sala

O credenciamento de evento médico funciona quando quatro coisas estão prontas na véspera: a lista final de inscritos conferida, os crachás impressos e ordenados, uma forma rápida de dar baixa em cada chegada e a sinalização que leva da porta do prédio até a mesa. Nome, CRM e e-mail dos inscritos são dados pessoais, e a LGPD vale para a planilha, para o crachá e para o QR code.

Lista de inscritos

Exporte a lista da plataforma de inscrição em uma data de corte combinada com a gráfica. Ela precisa de poucas colunas.

• Nome que vai no crachá, do jeito que a pessoa quer ser chamada.
• Nome completo, para o certificado.
• CRM e estado.
• Especialidade.
• Categoria: médico, estudante de medicina, professor, equipe ou patrocinador.
• Situação do pagamento.

Em curso restrito a médicos, a conferência do registro é obrigação do organizador. A Resolução CFM nº 2.336/2023, no art. 9º, inciso XIII, alínea b, condiciona esse tipo de curso a que o organizador confirme os dados dos inscritos, sob pena de responsabilização ética. Faça a consulta dos registros nos dias anteriores, e deixe para a mesa apenas a entrega do crachá.

Para inscrição feita depois do corte, leve crachás em branco da mesma arte e uma caneta de ponta grossa.

Crachá por categoria

A Resolução CFM nº 2.321/2022, no art. 4º, determina que os participantes de evento médico-científico sejam identificados com crachás de acordo com a categoria profissional. No desenho, isso se resolve com uma faixa de cor e a categoria escrita por extenso, visíveis a alguns passos de distância.

O tamanho do nome e a hierarquia das informações estão no artigo sobre material para imersão médica. Para a operação da mesa, valem quatro cuidados.

• Separe os crachás em ordem alfabética pelo mesmo nome que a pessoa vai dizer ao chegar, e escreva na placa da mesa qual é o critério.
• Imprima só o que os outros participantes precisam ler. CPF, telefone e e-mail ficam fora.
• Se o crachá tiver QR code, ele deve guardar um código de inscrição, e não os dados da pessoa em texto aberto.

QR code e baixa na lista

Há dois modos de registrar a chegada. Em turma pequena, uma lista impressa ou uma planilha com busca por nome dá conta. Em turma maior, o inscrito recebe por e-mail um ingresso com QR code, mostra na tela do celular e a equipe lê com o aplicativo da plataforma de inscrição.

• Teste o aplicativo com a internet do local, na véspera, nos aparelhos que serão usados.
• Leve uma lista impressa de reserva, para o caso de a rede cair.
• Se o certificado depende de presença, registre também a entrada do segundo dia.

Algumas plataformas oferecem entrada por reconhecimento facial. A LGPD classifica o dado biométrico como dado pessoal sensível (art. 5º, II), e o tratamento desse tipo de dado só pode ocorrer nas hipóteses do art. 11, a primeira delas o consentimento específico e destacado do titular. Para um curso, o QR code resolve a entrada sem coletar biometria.

Fila e mesa

Faça a conta dos postos de atendimento antes de montar a mesa. Imagine um evento hipotético com 120 inscritos, credenciamento aberto 30 minutos antes da abertura e meio minuto por pessoa. Um posto atende 60 pessoas nesse intervalo, então são necessários dois. Um terceiro posto cobre o pico dos minutos finais.

• Abra o credenciamento no horário publicado na página e sirva o café longe da mesa, para liberar a frente dela.
• Monte um posto separado para pendências, como nome errado, pagamento não localizado e inscrição na hora.
• Entregue pasta, apostila e brinde em outro ponto, depois da mesa.
• Dê à equipe um roteiro de uma página, com o que conferir, o que entregar e para quem encaminhar cada problema.
• Atenda os professores à parte.

Sinalização da entrada

Na véspera, faça o caminho da calçada até a sala como se fosse a primeira vez e marque cada ponto em que surge dúvida.

• Na entrada do prédio, uma peça com o nome do evento, o andar e uma seta.
• Na saída do elevador, a continuação do caminho.
• Acima da mesa, uma placa com a palavra credenciamento em altura que apareça por cima das cabeças.
• Na porta da sala, o nome do evento e o horário de início.
• Nome e senha do wi-fi em um ponto visível.

Avise a portaria do prédio sobre o nome do evento e o horário. As medidas das peças saem da planta e da visita ao local.

Dados dos inscritos e LGPD

A lei define dado pessoal como informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável (art. 5º, I), e a coleta, o armazenamento e a eliminação contam como tratamento (art. 5º, X). O princípio da necessidade limita o tratamento ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III). O guia de segurança da informação da ANPD para agentes de pequeno porte considera inadequado guardar dados sem utilidade imediata e concreta, só porque um dia poderão servir.

• Formulário. Peça só o que a inscrição, o crachá, o certificado e a nota exigem, e informe a finalidade e o contato do responsável, itens que o art. 9º garante ao titular.
• Lista impressa. O guia da ANPD sugere manter documentos físicos com dados pessoais em gavetas, e não sobre as mesas, e destruir o papel no descarte.
• Planilha. O mesmo guia sugere acesso apenas a quem precisa, sem compartilhar login e senha, e evitar cópias em pen drive.
• Gráfica. Envie só nome e categoria.
• Patrocinador. O titular tem direito a ser informado sobre o uso compartilhado dos dados e a finalidade (art. 9º, V). Se a base for o consentimento, compartilhar com outro controlador exige consentimento específico para isso (art. 7º, § 5º).
• Prazo. Os dados são eliminados ao fim do tratamento, com exceções como o cumprimento de obrigação legal (arts. 15 e 16). Decida por quanto tempo guardar o necessário para reemitir certificados e apague o resto.
• Pedidos do titular. O art. 18 dá direito a acesso e correção, entre outros. Indique um e-mail para esses pedidos.

A organização geral da proteção de dados no seu site está no artigo sobre LGPD no site do consultório. Este texto é informativo e não substitui a leitura da lei e das resoluções citadas, a consulta ao CRM do seu estado nem a orientação de um advogado.