Cronograma de produção de evento médico, de trás para frente

O cronograma de um evento médico se monta de trás para frente. Você parte da data do evento, marca o ensaio, desconta o prazo de cada fornecedor e chega ao dia em que a identidade visual precisa estar aprovada. A ordem de aprovação é sempre a mesma: identidade, divulgação, impressos, telão e ensaio. A ordem de entrega muda, porque brinde e material impresso levam mais tempo para ficar prontos do que slide.

A conta de trás para frente

Cada peça tem uma data limite de envio do arquivo. Para encontrá-la, some quatro parcelas e subtraia da data em que a peça precisa estar na sua mão: o prazo de produção informado pelo fornecedor, o frete, o tempo de uma prova com correção e uma margem de segurança para imprevisto. O resultado é o último dia para mandar o arquivo fechado.

Peça os prazos por escrito, em dias úteis, antes de montar a planilha. Gráfica, empresa de brindes e fornecedor de audiovisual costumam contar o prazo a partir da aprovação do arquivo e do pagamento. Feriados e fim de ano alongam tudo.

A data que organiza o cronograma inteiro é a da aprovação da identidade visual. Enquanto ela não fecha, nenhuma outra peça pode ser finalizada.

Identidade e página de inscrição primeiro

A identidade vem antes de tudo porque todas as outras peças dependem dela: nome, marca, cores, fontes e o modelo de slides. Aprove esse conjunto de uma vez. Trocar uma cor depois que a divulgação começou obriga a refazer posts, página, apostila e backdrop.

A segunda entrega é a página de inscrição, que precisa estar no ar antes do primeiro post. Para publicar a página você precisa ter fechado data, local, preço, lotes, programação ao menos em linhas gerais e o nome dos professores confirmados. Se a programação detalhada ainda não existe, publique os temas por período e atualize depois. A página aceita correção depois de publicada, ao contrário do impresso.

Divulgação em ondas

O material de divulgação se produz em lotes. Um planejamento que funciona separa quatro momentos.

1. 1Anúncio. Peças que apresentam o nome, a data, a cidade e para quem é o evento, com link para a página.
2. 2Conteúdo. Posts e vídeos curtos de cada professor sobre o tema da sua aula, que mostram o nível do evento.
3. 3Viradas de lote e reta final. Peças com data de troca de preço e, perto do evento, com as vagas restantes reais.
4. 4Aquecimento dos inscritos. E-mail e mensagem com endereço, horário de credenciamento, o que levar e a programação final.

Peça ao designer um conjunto de modelos editáveis junto com as primeiras peças. Com eles, a sua equipe troca texto e foto para as ondas seguintes sem abrir um novo pedido a cada post. O período de divulgação depende do preço do ingresso e de o público precisar viajar. Quem vem de outra cidade precisa de mais antecedência para organizar a agenda e a viagem.

Impressos e brindes

Brinde personalizado e peças de grande formato costumam ter o prazo mais longo, e por isso são os primeiros arquivos a fechar depois da identidade. Em seguida vêm apostila e caderno, que dependem de conteúdo dos professores. Crachá e certificado ficam por último, porque dependem da lista de inscritos.

Nessa fase, o conteúdo dos professores costuma atrasar mais do que a gráfica. Dê a eles uma data de entrega do material da apostila anterior à data real e envie um modelo de página, para que todos escrevam no mesmo formato. Programe a chegada dos impressos para alguns dias antes do evento, no seu endereço ou no do cerimonial, e abra as caixas para conferir quantidade e acabamento enquanto ainda dá tempo de reimprimir.

Telão e audiovisual

A conversa com o fornecedor de audiovisual acontece cedo, mesmo que os slides fiquem prontos tarde. Ela define a especificação de tudo o que vai para a tela. Pergunte a proporção e a resolução (o mais comum é 16:9 em 1920 x 1080 pixels, mas painéis de LED podem ter medida própria), o programa instalado no computador da técnica, os formatos de vídeo aceitos e o prazo para receber os arquivos.

Com essa resposta, o modelo de slides segue para os professores já no formato certo. Estabeleça uma data de entrega dos decks alguns dias antes do evento. Nesse intervalo, alguém confere fonte, proporção, vídeos e imagens de paciente em cada arquivo, e monta a sequência com a tela de espera, a vinheta de abertura e as telas de intervalo.

Ensaio e véspera

O ensaio técnico acontece na sala, com o equipamento que será usado, de preferência na véspera. Siga uma lista fixa.

• Abrir cada deck no computador da técnica e passar todos os slides, do primeiro ao último.
• Tocar cada vídeo com som e conferir o volume no fundo da sala.
• Ler o slide mais carregado a partir da última fileira.
• Testar o passador de slides, os microfones e o monitor de retorno do palestrante.
• Conferir como o backdrop aparece na câmera do fotógrafo e na transmissão, se houver.
• Deixar cópia de todos os arquivos em um pen drive e em uma pasta na nuvem.

Na véspera também se montam as pastas dos alunos, se separam os crachás em ordem alfabética e se confere a sinalização do caminho entre a entrada do prédio e a sala. Deixe por escrito quem é o responsável por cada frente no dia: credenciamento, técnica, palco e atendimento aos professores.

Depois do evento, guarde a planilha com as datas planejadas e as datas em que cada peça de fato ficou pronta. Na edição seguinte, os prazos reais dos seus fornecedores substituem as estimativas, e a conta de trás para frente fica mais precisa.