Como organizar evento médico pela primeira vez

Para organizar o primeiro evento médico próprio, tome seis decisões nesta ordem: formato e tamanho da turma, data, local, orçamento linha por linha, equipe do dia e lista de peças de design. Cada decisão limita a seguinte. Quem reserva o local antes de definir o formato costuma descobrir depois que a sala não comporta as estações de prática.

Este texto trata das decisões. As datas de cada entrega estão em outro artigo, sobre o cronograma de produção montado de trás para frente.

Formato e tamanho da turma

Escreva em uma frase o que o participante sai sabendo fazer. Essa frase escolhe o formato por você.

O tamanho da turma vem do formato. Em evento com prática, a conta começa pelo número de estações e de instrutores. Em aula expositiva, começa pela sala. Na primeira edição, prefira um número de vagas que você consegue preencher com a sua rede de contatos e ex-alunos. Uma sala pequena cheia rende fotos, depoimentos e lista de espera para a segunda turma.

Data

• Confira o calendário de congressos, simpósios e provas de título da especialidade, além de feriados e férias escolares.
• Confirme a disponibilidade dos professores convidados antes de reservar o local.
• Bloqueie a sua agenda de consultório e de cirurgias nos dias anteriores ao evento.
• Conte o tempo de que você precisa para produzir as peças e vender as vagas, e só então marque o dia.

Evento em dia útil tira o participante do consultório, e evento no fim de semana tira da família. Pergunte a alguns colegas do público que você quer atingir qual das duas perdas eles aceitam melhor.

Local

Visite o espaço antes de assinar e leve estas perguntas.

• Qual é a capacidade na montagem que você vai usar (auditório, mesas ou ilhas de prática), e não a capacidade máxima do folheto.
• O que o espaço fornece de tela, som e microfone, e o que precisa vir de um fornecedor de fora.
• Em que horário a montagem pode começar na véspera.
• Se a alimentação é exclusiva do local ou se você pode contratar outro fornecedor.
• Como é a internet da sala e se há rede separada para a equipe.
• Onde fica a mesa de credenciamento e qual é o caminho da entrada do prédio até a sala.
• Acessibilidade, estacionamento e distância de hotéis e do aeroporto.
• Regras de cancelamento e de remarcação.

Peça a planta com medidas. O backdrop, a sinalização e a disposição das mesas dependem dela.

Orçamento por linha

Monte uma planilha com uma linha por despesa e três colunas de valor: orçado, contratado e pago. Os grupos abaixo cobrem a maior parte dos eventos.

Separe os custos fixos, que não mudam com o número de inscritos, dos custos por participante, como alimentação e material. Divida o total fixo pela diferença entre o preço da inscrição e o custo por participante. O resultado é o número de inscrições que paga o evento, e você precisa conhecê-lo antes de abrir a venda.

Peça mais de um orçamento por linha e converse com o seu contador sobre nota fiscal e impostos antes de fechar o preço.

Equipe e responsável técnico

No dia, você vai estar no palco. Outra pessoa precisa ter autoridade para decidir. Distribua por escrito cinco funções: coordenação geral, credenciamento, técnica de som e tela, apoio de sala e professores, alimentação e fornecedores. Em evento pequeno uma pessoa acumula duas funções, desde que essa pessoa não seja você.

Há uma função prevista em norma. A Resolução CFM nº 2.321/2022 determina, no art. 1º, que todo evento médico-científico tenha um Responsável Técnico Médico indicado e divulgado no site oficial do evento e nas peças de divulgação. Pelo art. 3º, cabe a ele cumprir e fazer cumprir as normas dos Conselhos de Medicina, a legislação e as normas sanitárias durante o evento. O art. 4º exige que os participantes usem crachá de acordo com a categoria profissional, e o art. 2º prevê fiscalização pelo CRM.

Se o curso for restrito a médicos, a Resolução CFM nº 2.336/2023, no art. 9º, inciso XIII, pede que o organizador confirme os dados dos inscritos e garanta a confidencialidade dos casos discutidos. Em caso de dúvida sobre como essas regras se aplicam ao seu formato, consulte o CRM do seu estado.

O que precisa de design

Liste as peças antes de pedir orçamento, porque a quantidade define prazo e custo.

• Identidade do evento, com nome, marca, cores e fontes. Há um artigo só sobre identidade visual de evento médico.
• Página de inscrição.
• Peças de divulgação para rede social, e-mail e WhatsApp.
• Modelo de slides para todos os professores, com tela de espera.
• Apostila ou caderno.
• Crachá e certificado.
• Backdrop e sinalização da entrada até a sala.
• Brinde, se houver.

Para uma primeira edição enxuta, o conjunto mínimo tem identidade simples, página de inscrição, modelo de slides, crachá, certificado e sinalização. Apostila diagramada, vinheta e brinde podem entrar na segunda turma, quando você já souber o que os alunos pediram. A frente 360 da Page for Doctor faz o design desses materiais para eventos médicos.

Este texto é informativo e não substitui a leitura das resoluções citadas nem a consulta ao CRM do seu estado ou a um advogado.